O compliance é o processo que garante que as regras e procedimentos da empresa estejam sendo seguidos pelos seus funcionários. Quando eles estão aderentes a essas políticas e procedimentos, você garante que sua empresa opera de acordo com a lei e que respeita as regras e regulamentações tanto no ambiente interno quanto no externo.
Portanto, trata-se de um conceito importantíssimo para acompanhar em qualquer etapa do ciclo de vida de uma corporação.
Neste conteúdo vamos aprofundar o que é o compliance. Falaremos sobre a relação com a gestão de riscos e com a governança corporativa. Assim, você terá uma boa noção da importância de pensar esse conceito hoje em dia.
O que é o compliance?
Compliance é um conjunto de táticas e estratégias que servem para controlar processos e operações internas. O objetivo é atender a normas internas ou externas, ou seja, políticas da empresa ou leis e regulações.
Atualmente, o termo se tornou muito importante devido ao surgimento de leis e regulações que afetam as empresas. A Lei Geral de Proteção de Dados é um exemplo no âmbito da segurança das informações.
Contudo, no mundo do franchising temos também regulações específicas do franchising, como a lei de franquias, que impõem necessidade de adaptação às empresas.
Em muitos contextos, compliance é apenas mencionado como sinônimo de combate à corrupção, contudo, o conceito é mais abrangente. Inclui também medidas para garantir segurança em todos os âmbitos da empresa, com o intuito de assegurar continuidade das operações, sustentabilidade e uma expansão segura.
Inclusive, existem uma série de compliances diferentes que se complementam (como discutiremos no último tópico deste texto). Cada um define um foco específico, um olhar direcionado para uma necessidade em questão.
A conformidade é muito útil como uma prática contínua, observada e melhorada constantemente. Ou seja, deve fazer parte do dia a dia das empresas, como uma forma de manter as operações em bom estado, atualizadas perante a lei, bem como evitar problemas.
Também é um bom instrumento para projetos de expansão – por exemplo no caso das franquias — ou de alguma mudança estrutural. No caso de negociações entre empresas (como uma aquisição de uma organização por outra), por exemplo, um programa de conformidade é sempre uma ótima forma de garantir a visibilidade necessária do que é crucial do ponto de vista regulatório, para que decisões importantes sejam tomadas.
No franchising, o compliance ajuda as unidades a saberem as regras e a evitar que elas sejam quebradas e evitar multas ou penalidades, além de garantir que os consumidores recebam produtos e serviços de qualidade, e terem o tratamento adequado com respeito e cordialidade.
Os franqueados, cientes das regras, e usando da inteligência de negócio do franqueador, passam a ganhar também produtividade e proporcionam um ambiente consistente para os consumidores e também para a equipe.
Gestão de riscos
O compliance também abrange o conceito de gestão de riscos — que define a maneira como a empresa lida com possíveis ameaças. A gestão encara os riscos como potenciais acontecimentos, e se preparam para lidar com eles de acordo com as regras e políticas da empresa.
Seguindo as regras, você pode proteger a sua empresa de riscos e passivos como fraudes e até de negligência.
Com a identificação de áreas em que o seu negócio pode estar vulnerável, o compliance ajuda a definir os passos protetivos para evitar que problemas aconteçam.
Assim, é uma visão madura, que busca a probabilidade de cada risco e tenta levantar os possíveis impactos. Dessa forma, o foco é entender como se preparar melhor para cada situação e como agir.
A gestão divide os riscos entre evitáveis e controláveis. Os evitáveis nem mesmo devem se concretizar, ou seja, precisam ser combatidos na raiz; os controláveis podem até vir a ocorrer, mas, se forem controlados, não causam problemas sérios.
Essa visão mais consciente, segura e transparente permite alcançar o sucesso no controle dessas ameaças.
Governança corporativa
Outro conceito relacionado é o de governança corporativa. Esse termo diz respeito a uma forma de controlar a gestão da empresa, de modo a atender aos principais objetivos.
A governança dita como organizar a administração para estabelecer conformidade com os princípios internos e com as normas da própria empresa.
Ao observar uma empresa com um excelente programa de conformidade, você pode se surpreender ao ver que muitos líderes são fortes defensores dessa estratégia; o que eles podem não perceber é o impacto que isso tem sobre os membros de sua equipe e seus negócios como um todo.
Um programa de compliance numa estrutura de governança corporativa, se bem executado, pode aprimorar o trabalho em equipe e incentivar a comunicação e a colaboração dentro da organização. Também pode ajudar a promover um sentimento de confiança e pertencimento entre os membros da equipe e proporcionar um ambiente de trabalho saudável que promova o crescimento e desenvolvimento profissional.
Principais objetivos
O principal objetivo de um programa de conformidade é a transparência. É regular os processos internos para buscar maior segurança, precisão e consistência em todos os níveis da companhia. Assim, busca-se fornecer a estrutura guia para as pessoas executarem suas funções, além de estabelecer uma cultura de prestação de contas.
Principais benefícios do compliance
Já vimos a definição do conceito. Entendemos um pouco sua relevância para os dias atuais. Vamos agora conferir os benefícios.
Padrões
Você define e mantém um padrão da indústria ou do negócio, por meio de procedimentos e políticas a serem seguidos por sua equipe e clientes. Isso permite que você defina expectativas e estabeleça uma cultura onde a honestidade e a transparência são incentivadas e respeitadas.
No franchising, esse benefício é um dos mais importantes, pois mantém a consistência da marca, mesmo quando distante dos olhos do franqueador.
Segurança
Nesse contexto estamos falando de segurança em vários âmbitos: segurança digital, financeira, do espaço físico, dos colaboradores, etc.
Compliance é uma forma de alcançar proteção interna por meio do seguimento das leis e boas práticas. O programa de conformidade ajuda as empresas a entender como aplicar essas normas da melhor forma e, portanto, gera maior senso de proteção.
Menos custos e despesas
Outra questão importante: um programa de compliance bem estruturado ajuda a reduzir os custos e as despesas. Afinal, permite menos riscos e menos surpresas inesperadas, o que garante um controle maior do orçamento.
Além disso, compliance leva a um cuidado maior com as normas, algo que, por conseguinte, gera menos despesas com multas e indenizações. Há menos problemas com corrupção e desvios de dinheiro também, bem como menos falta de visibilidade sobre o uso dos recursos.
Isso tudo coopera para uma gestão segura e consciente que traz também vários outros benefícios, como continuaremos a desenvolver.
Ganho de vantagem competitiva
Estar alinhado com as leis e normas também permite melhorar os processos e garantir vantagem competitiva. Uma empresa que cuida melhor de seus processos, atende a regulações importantes e se mantém organizada em todas as frentes conquista mais interesse da força de trabalho e dos consumidores além de e conseguir melhores negociações no mercado com outras empresas.
Ou seja, a corporação ganha com maior credibilidade e uma melhor reputação. Em muitos casos, o trabalho de conformidade é interno, feito sem grandes alardes para o público externo, mas os resultados são sentidos por clientes e parceiros.
Sustentabilidade
Aqui estamos falando de sustentabilidade corporativa, e não somente ambiental. Contudo, o compliance gera benefícios para ambos.
Para a corporação, a conformidade permite desenvolver uma consistência tão grande, que facilita a permanência no mercado. No aspecto ambiente, podemos afirmar que as práticas de conformidade ajudam a manter alinhamento com as diretrizes legais relacionadas à proteção do meio ambiente.
Consolidação da cultura
No geral, a empresa desenvolve uma cultura forte, coordenada por normas importantes. A conformidade permite eliminar pontos falhos para gerar solidez e garantir que o negócio se expanda de maneira segura.
Reputação
O compliance ajuda a preservar e proteger a reputação de sua organização e a melhorar sua reputação no mercado, fornecendo provas de que ela está operando de forma ética e responsável.
Qual a diferença entre compliance e auditoria?
É importante destacar a diferença entre esses termos, pois eles geram muita confusão.
O compliance é um programa constante que deve fazer parte das ações corporativas sem um prazo definido. Não é um processo com início e fim, é algo que deve integrar a cultura e faz parte da estrutura da empresa
Ao passo que auditoria é um conjunto de verificações feitas em um período definido. É uma forma de analisar as condições atuais, identificar problemas e buscar melhorias, inclusive para alcançar a conformidade.
A auditoria é uma ferramenta que verifica a aderência da companhia ao compliance e outras especificações.
Quais os pilares do compliance? Confira
Vamos comentar brevemente sobre cada um dos pilares do compliance. Assim, ficará fácil compreender melhor como desenvolver essa estratégia e como garantir a observância global dos seus princípios mais relevantes.
Comprometimento da alta direção da empresa
É preciso conseguir um esforço de todos, inclusive dos diretores. Eles devem ter a visão certa e obter os dados certos para decisões adequadas, precisas, que ajudam a reforçar o compliance.
Métodos de avaliação de riscos
Também é necessário desenvolver métodos para identificar e avaliar os riscos, de acordo com o que já comentamos. Essas abordagens visam identificar os impactos possíveis, tentar categorizá-los pelo grau de periculosidade e buscar traçar planos de ação.
No caso do franchising, uma avaliação de aderência aos padrões da marca, aos procedimentos técnicos e de segurança podem ser realizados pelos consultores de negócios e fazerem parte de uma avaliação da rede como um todo.
Implantação de política de conformidade e código de condutas
Para ter uma visão mais clara do que precisa ser feito, a empresa pode implantar políticas de conformidade e códigos de conduta. Ou seja, é necessário explicitar o que será feito.
Comunicação e treinamento
Depois de definir a política, o próximo passo é investir em comunicação e em treinamento de todos com intuito de conscientizar e garantir a adaptação.
Canais de denúncia
Outra das práticas essenciais para a conformidade é criar um canal de denúncia. Esses canais estimulam a transparência e a clareza, o que pode ajudar a identificar pontos de atenção.
Investigação interna
As denúncias servem para estimular os mecanismos de investigação, que, por sua vez, devem tentar entender o que está acontecendo e buscar propostas de melhorias.
Auditoria e monitoramento
Também fazem parte do cuidado com a conformidade a auditoria e o monitoramento constante. A auditoria compreende ações pontuais para verificar a situação internamente, ao passo que o monitoramento estabelece medidas continuadas de acompanhamento dos processos.
Conclusão
O termo compliance inclui uma série de temas importantes para as empresas. Em suma, é uma forma de atender a leis e normas relevantes que ajudam a estruturar as áreas da empresa. Com isso, uma organização se torna mais segura e sustentável.
Apesar de importante, o compliance não pode ser motivo de frear a criatividade, a inovação ou a tomada de riscos pelas empresas para que elas cresçam e expandam seus negócios. No franchising, ajuda a manter a rota, a consistência da marca e a perenidade dos negócios.
