Muito além do que apenas descrever os processos da empresa modelo para réplica às unidades franqueadas, o processo de elaboração dos manuais de franquia envolve um repensar estratégico da empresa e de seu know-how para a rede.
A essência dos manuais de franquia configura-se em uma ferramenta de transferência de conhecimentos e experiências, bem como é uma cartilha detalhada dos processos, atividades e tarefas a serem executadas, facilitando assim a administração e operação da unidade franqueada e a gestão da rede pela empresa Franqueadora.
Desta forma, ao iniciar-se um projeto de manualização dos processos para composição dos manuais/guias para as franquias, seja via equipe interna da Franqueadora ou via Consultoria terceirizada, é essencial que a empresa já tenha realizado (ou venha a realizar) o exercício estratégico de (re)pensar seu know-how, ou seja, seu DNA a ser replicado, o que realmente é segredo de negócio, seus diferenciais e responsabilidades. Este repensar também irá compor os demais pilares desta formatação para expansão, ou seja, elaborar o plano de negócios e instrumentos jurídicos (contratos) para apresentar aos investidores e operadores do negócio.
Replicar exatamente o que já é feito pode ser um grande risco para empresas que buscam uma expansão e crescimento via franchising, pois envolve um trabalho em rede, onde as oportunidades podem ter êxito ou até um fracasso em sua operação, o qual também será em rede.
Assim, indica-se a realização de diagnóstico inicial, análise de gaps e fóruns para discussão com os empresários do negócio para levantamento e análise mapeamento dos processos que irão compor e farão parte do dia-a-dia das unidades franqueadas, detalhando a fundo as responsabilidades de cada parte (Franqueado e Franqueador) até a proposta de otimização de recursos, reestruturação de modelo operacional e processos, para então testá-los em uma unidade própria para então serem implementados nas franquias. Vale ressaltar que executar esses processos exige conhecimento técnico em estrutura organizacional, sistemas e métodos adquiridos, por meio de formação em Administração de Empresas ou através de especialização em Processos.
Por fim, o sucesso/insucesso de algumas redes está atrelado a maneira como estudam e estruturam seus negócios antes de optar pela expansão via franchising. Os manuais devem retratar o dia-a-dia da operação, sem colocar em risco o conceito do negócio na sua essência e a imagem da marca.
