2013-10-31
As empresas especializadas na guarda e gestão de documentos deverão movimentar mais de R$ 2 bilhões este ano, um crescimento de cerca de 15% sobre o resultado de 2012. Estima-se que mais de 80 companhias façam parte desse segmento de grande potencial. “O resultado é excepcional. Acreditamos que o setor pode dobrar de tamanho em quatro ou cinco anos”, afirma Eduardo Coppola Gutierrez, presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e da Keepers do Brasil. Segundo ele, cada vez mais o empresariado brasileiro desperta para a importância de lidar com a burocracia de forma profissional para melhorar o desempenho de suas atividades.
No dia a dia do universo corporativo, uma série de documentos devem ser guardados entre cadastros de clientes, fichas, documentos trabalhistas e fiscais, entre outros. Na área trabalhista, por exemplo, há papéis que devem ser guardados por cinco anos, como os comprovantes de aviso de férias, porém há outros relacionados ao INSS ou tempo de serviço que precisam ser mantidos por 30 anos ou mais. Na esfera tributária, de maneira geral, a lei determina a guarda por cinco anos, mas devido à complexidade fiscal e quando há questionamento da Receita Federal, não se pode eliminar o documento até que o processo seja finalizado, o que pode levar até dez ou 12 anos. Há ainda os casos em que é obrigatória a guarda vitalícia, como prontuários médicos.
Além do serviço de guarda simples que pode ser contratado, as gerenciadoras de documentos estão preparadas para muito mais. Elas fazem a análise e triagem de todos os papéis, digitalizam e colocam as informações em plataformas operacionais em rede ou nuvem para que possam ser encontradas e trabalhadas com facilidade pelos colaboradores. “A digitalização traz economia para as empresas. Os funcionários deixam de gastar tempo procurando ou refazendo documentos”, destaca Mário Pinho, diretor da Arquivar. Essas prestadoras de serviço arquivam os documentos em ambiente seguro, evitando a perda ou possíveis danos. Além disso, monitoram a validade dos documentos e avisam quando chega o momento exato para poderem ser destruídos, evitando-se passivos.
Ao transferirem os arquivos para os galpões das gerenciadoras de documentos, as empresas ganham espaço e poupam ainda mais dinheiro. Com o boom imobiliário, tem ficado muito caro ocupar com papéis os espaços nobres de salas e lajes comerciais nos grandes centros urbanos como São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Brasília, por exemplo. “Imagina quanto custa guardar prontuários de recursos humanos na avenida Paulista ou na avenida Juscelino Kubitschek que possuem preços do metro quadrado elevadíssimos. Fica interessante terceirizar o arquivo, transferi-lo para outro local e digitalizá-lo para ter acesso imediato às informações”, diz Paulo Carneiro, presidente da P3Image. De acordo com ele, setores variados e companhias de todos os portes têm procurado os serviços porque estão despertando para a riqueza contida nos arquivos. “Há alguns anos, o arquivo ficava no porão ou no sótão, todo empoeirado. Hoje, as empresas percebem que há muita informação interessante que pode resgatada e tratada para gerar conhecimento para melhor conduzir os negócios”, comenta Carneiro da P3Image. Conforme o presidente da ABGD, o mercado é promissor porque caminha para uma intensa atuação em business intelligence, de maior valor agregado.
O setor, porém, por si só, tem uma dinâmica vigorosa que acompanha os procedimentos burocráticos, avalia Eduardo Gutierrez, da ABGD. Estima-se que a cada caixa que é destruída porque os prazos de validade dos documentos já expiraram, outras quatro novas entram nos arquivos. “O ritmo de geração de documentos no Brasil é muito superior ao dos papéis que já podem ser eliminados. Então, é possível ter crescimento mesmo sem fazer prospecção de clientela, contudo, ainda temos evolução expressiva na base de novas empresas contratantes”, diz Gutierrez.
Fonte: Valor Econômico
